home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Collection of Tools & Utilities / Collection of Tools and Utilities.iso / network / news26.zip / NEWSUSER.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-03-06  |  16KB  |  296 lines
  1.  
  2.  
  3.                                 THE NETWORK NEWS                                THE NETWORK NEWS
  4.  
  5.                     (Keeps Everyone on the Network Informed)
  6.  
  7. I.   IntroductionI.   Introduction
  8.  
  9.         The Network News eases the process of keeping people aware of upcoming
  10.         events and changes.  It's a powerful network communication tool, giving
  11.         users the ability to post announcements for others on the network to
  12.         read.  Network managers like it for announcing workshops, new hardware,
  13.         software changes, scheduled downtimes, etc. and users like it for
  14.         announcing meetings, car pools, schedule changes, picnics, parties, lost
  15.         and found notices, etc.
  16.  
  17.         The Network News is similar to an online bulletin board, but it has some
  18.         special features that make it even more valuable.  User's can view
  19.         messages on their screen, or they can browse through the titles and view
  20.         the ones that interest them.  An important message can be selected to
  21.         automatically display as each user logs in or logs out - delivered right
  22.         to their doorstep.
  23.  
  24.         The Network News also saves disk space.  If a message is sent to each
  25.         user on the network using an electronic mail package, the message will
  26.         be replicated on the disk many times as it is stored in each person's
  27.         mailbox.  With the Network News, the message is stored in one spot until
  28.         it expires, then it is erased.
  29.  
  30.         Each user is responsible to type in and proofread his or her own
  31.         announcement.  He or she also sets the starting date for the
  32.         announcement and the expiration date.  The announcement can be changed
  33.         or removed at any time, but only by the user who typed it in, or by the
  34.         administrator for the Network News.
  35.  
  36.         Routines are also available to generate and publish a weekly news sheet
  37.         with a minimum of labor.  On our network, we have the Network News
  38.         publish a news file with all the current announcements.  We then load
  39.         the file into Microsoft WORD, where it is quickly formatted using a pre-
  40.         defined macro and printed on a laser printer.  In less than 15 minutes
  41.         we have an impressive looking news sheet that is ready for sending to
  42.         the printer to be posted and distributed.
  43.  
  44.         A management menu let's an administrator quickly clean up the files by
  45.         removing all expired announcements.  For companies and campuses that
  46.         have multiple LANs, Announcements can be exported to an ASCII text file
  47.         for use on other servers or imported from an ASCII text file for use on
  48.         your own server.  The network administrator also may set or change the
  49.         following parameters.
  50.  
  51.            Publication day and time for the weekly news sheet.
  52.            Cutoff day and time for submissions to the next news sheet.
  53.            What will be displayed to each user at login time.
  54.            Name of the weekly news sheet and company or network name.
  55.            Security method used to protect messages (password or userid)
  56.            User id's of the administrator(s) for the Network News.
  57.  
  58.  
  59.  
  60.                                           1
  61. II.  Using the Network NewsII.  Using the Network News
  62.  
  63.     Accessing the Network News    Accessing the Network News    __________________________
  64.  
  65.         After the Network News has been installed on the network, it may be
  66.         accessed with the following DOS command:
  67.  
  68.              NETNEWS
  69.  
  70.         On our network menu, we follow the steps below:
  71.  
  72.              Login        to the main menu of the network
  73.              or          return to the main menu.
  74.              Press    I   to select "Information and Databases".
  75.              Press    N   to select "the Network News."
  76.  
  77.         If you have a menu program for your network, the network manager may
  78.         make it accessible from the menu.  Each menu system is different, so see
  79.         your network manager for instructions for menu access.
  80.  
  81.         You can also access the program as you login by pressing the letter <L>
  82.         after the initial message or list of titles is displayed.
  83.  
  84.         When the program is loaded a main menu will appear with the following
  85.         selections available.
  86.  
  87.             +----------------------------------------------+
  88.             |                    Main Menu                 |
  89.             |   Press:  V  to View announcements           |
  90.             |           B  to Browse through the Titles    |
  91.             |           A  to Add an announcement          |
  92.             |           C  to Change an announcement       |
  93.             |           R  to Remove an announcement       |
  94.             |           M  to Manage the announcement file |
  95.             |           Q  to Quit and return to DOS       |
  96.             |                                              |
  97.             +----------------------------------------------+
  98.  
  99.         Notice that the bottom window of the screen contains instructions for
  100.         using the menu.  This window will change as you work your way through
  101.         the program and it will always give you instructions for what to do
  102.         next, so watch the bottom window for help.
  103.  
  104.         You may use the <UP> and <DOWN> arrow keys to highlight a menu
  105.         selection, then press the <ENTER> key, or you may simply press the first
  106.         letter of the line.  To return back to this menu, press the <ESC> key.
  107.         To exit from the main menu back to DOS, press <Q> or the <ESC> key.
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.                                           2
  120.     Viewing announcements    Viewing announcements    _____________________
  121.  
  122.         To read all current announcements, select the "View Announcements"
  123.         option from the main menu.  The first available announcement will be
  124.         placed in the middle window, with the title at the top.  If the
  125.         announcement is longer than the window allows, you may scroll through it
  126.         by pressing the <UP> and <DOWN> arrow keys or the <PAGE UP> and <PAGE
  127.         DOWN> keys.  When you've read the announcement, you may press function
  128.         key <F10> to go to the next announcement, or function key <F9> to go
  129.         back to the previous announcement, or you may press the <ESC> key to go
  130.         back to the main menu.
  131.  
  132.  
  133.     Browsing through the titles    Browsing through the titles    ___________________________
  134.  
  135.         Most people prefer to read the headlines first on a newspaper and then
  136.         read the article if the headlines attract their attention.  You may use
  137.         the same approach with the Network News by selecting "Browse through the
  138.         Titles" from the main menu.  The first nine titles will be displayed on
  139.         the middle window of the screen.  You may use the <UP> and <DOWN> arrow
  140.         keys to highlight a title.  Then Press the <ENTER> key to view the
  141.         announcement.  The <PAGE UP> and <PAGE DOWN> keys will quickly scroll
  142.         through the titles if there are more than nine available.  The arrow
  143.         keys will scroll one title at a time.  After reading an announcement,
  144.         you may return to browsing the titles by pressing the <ESC> key.  From
  145.         the titles screen, you may return to the main menu by pressing the <ESC>
  146.         key again.
  147.  
  148.  
  149.     Adding Your Own Announcements    Adding Your Own Announcements    _____________________________
  150.  
  151.         If you have an announcement to make, remember to gather the facts first.
  152.         Avoid leaving out important information by answering the questions "Who?
  153.         What? Where? When? How? and Why?" if they apply.  Then select "Add an
  154.         Announcement" from the main menu of the Network News.  The following
  155.         screen will be displayed for your entry of the message.
  156.  
  157.          +---------------------------------------------------------------+
  158.          | server/yourname                                               |
  159.          |               Full name: